אירועים

אישורי הגעה

כאשר אנחנו מארגנים אירוע, במיוחד כשמדובר באירוע רב משתתפים, אנחנו יודעים כמה אנשים אנחנו מזמינים לאירוע אבל מאחר והתשלום עבור האירוע על מרכיביו השונים נעשה בדרך כלל על פי כמות הצריכה של המזון והאלכוהול. אם נזמין כמספר האנשים שהזמנו לאירוע והם לא יגיעו – הוצאנו כסף סתם. אם נזמין פחות מדי, יחסר לאורחים. אישורי הגעה נועדו כדי למנוע אי נעימויות כאלה .

אישורי הגעה הם כלי עבודה. אישורי הגעה עוזרים לכם לנהל את האירוע שלכם בצורה טובה יותר. אפשר לרשום בתחתית ההזמנה טלפונים לשם יתקשרו המוזמנים לשם אישורי הגעה. אך לא תמיד אנשים מתקשרים לאשר או לא לאשר את הגעתם. ושוב אתם עומדים בפני אותה בעיה. לשם כך קיימות היום דרכים אחרות לדאוג לקבל אישורי הגעה מהאורחים.
יש חברות שונות שמטפלות בנושא אישורי הגעה עבורכם, כך גם יש לכם פחות משימה אחת לטפל בה, בתוך ים המשימות שיש לכם לארגון האירוע. לפעמים גם במהלך המשימות וההתרגשות שוכחים לבדוק אישורי הגעה. חברה שעושה זאת עבורכם תתמקד רק בנושא אישורי הגעה. אין להם סידורים אחרים, הם לא מתרגשים מהאירוע והם יקבלו אישורי הגעה עבורכם.

איך מבצעים אישורי הגעה באמצעות חברות המטפלות בתחום? אפשר למצוא חברות העוסקות בתחום אישורי הגעה באינטרנט, אפשר לשאול חברים מי טיפל עבורם בנושא אישורי הגעה לאירוע ולקבל המלצות מאנשים שכבר התנסו בכך. אתם תתבקשו להעביר לחברה את רשימת המוזמנים שלכם כולל מספרי טלפון שלהם. צוות העובדים של החברה יתקשר עבורכם למוזמנים ויקבל אישורי הגעה לאירוע. כמו כן, מקובל שהחברה תעביר למוזמנים הודעת תזכורת.

אמנם יכולים כמובן להיות מקרים של אנשים שאישרו הגעה ולא הגיעו, אך כאשר חברה מתקשרת באופן אישי ופרטני לכל אחד מהאורחים המוזמנים עד שהיא תופסת אותו בטלפון ומקבלת אישורי הגעה לאירוע, הסיכויים לתקלות מצטמצמים. בכל מקרה כאשר יש אישורי הגעה יש לכם גם אינדיקציה מדוייקת יותר לגבי כמות האנשים שישתתפו באירוע שלכם.

כאשר יש אישורי הגעה יודעים לתכנן את האירוע בצורה טובה יותר. כאשר יודעים כמה אנשים פחות או יותר עומדים להגיע אפשר לתכנן את מספר השולחנות, את כמות האוכל, את כמות האלכוהול. אישורי הגעה מצמצמים את אי הנעימויות באירוע שלכם. כך תדעו שלאורחים יש מקום לשבת ליד השולחן, שאין צורך לרוץ ולתפוס שולחן כי בזכות אישורי הגעה אפשר לתכנן את סדר הישיבה ליד השולחנות באירוע. מצד שני, לא יהיו שולחנות ריקים ומנות שלא נאכלו בגלל שהזמנתם יותר מדי.

כדי לקבל אישורי הגעה בצורה אופטימלית יש להכין רשימה של שמות ומספרי טלפון מעודכנים וכדאי במיוחד טלפונים סלולרים שכן אז אפשר גם לסמס. והדבר מאפשר קבלת אישורי הגעה גם בסמס וגם לשלוח מאוחר יותר הודעות תודה על השתתפות המוזמנים באירוע שלכם.